Adjoint(e) Administratif EHPAD - H/F
L'établissement
Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.
Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.
Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey, c’est:
- 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique
- 42 lits de convalescences à orientation gériatrique
- 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
- 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux
Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.
4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les Établissements d’Hébergements pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).
Le poste
Poste Proposé :
Adjoint(e) Administratif EHPAD
Centre Hospitalier de Chalon-sur-Saône
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MISSIONS
- Assurer des fonctions administratives (accueil et facturation des frais de séjours) et de secrétariat médical sur l’EHPAD / USLD
- Participer au fonctionnement global du service administratif de l’EHPAD / USLD
ACTIVITES PRINCIPALES :
/!\ La liste des missions ci-dessous n’est pas exhaustive.
ACCUEIL :
- Accueil, renseignements du public physique et téléphonique avec réorientation vers les services ou les professionnels concernés
- Gestion du courrier interne, externe et des boîtes mails de chaque site (réception, tri, diffusion, organisation des bannettes)
- Diffusion des informations aux familles (ex : courriers, mailings…)
- Réservation des salles et des véhicules
- Gestion de divers stocks (ex : fournitures de bureau, informatiques)
- Suivi et mise à jour de l’affichage :
- Informations destinées aux familles et aux visiteurs
- Gestion des plaques de portes / bureaux
- Affichage des notes de service dans les unités de soins (salles de transmissions)
- Affichage des menus
- Plannings médicaux et d’astreintes
- Saisie, mise à jour et sauvegarde de données d’informations (ex : annuaire interne, tableaux de coordonnées des familles)
- Réalisation et mise en forme de certains documents administratifs non spécifiques (ex : courriers, prise de notes, comptes-rendus, attestation de résidence)
GESTION ADMINISTRATIVE DU RESIDENT :
- Gestion des mouvements sous CPagei (admissions, sorties, mutations)
- Réalisation des admissions et préadmissions sous Cpagei
- Préparation des documents d’admission (remise du livret d’accueil, etc.)
- Entretiens avec les familles
- Edition des bulletins de situation sous CPagei
- Gestion des sorties décès
- Préparation des demandes d’aide sociale et suivi
- Facturation pour les payants et pour l’aide sociale d’hébergement
- Lien avec le service social, les partenaires externes (Conseil Départemental, Trésorerie, CAF…)
- Gestion des outils de suivi de l’activité (entrées/sorties…)
- Classement de documents
SECRETARIAT MEDICAL (en cas d’indisponibilité de l’adjoint administratif en charge du secrétariat médical) :
- Réalisation, après accord du médecin, des bons de transports pour certains RDV médicaux programmés au bénéfice des usagers de l’EHPAD / USLD
- Sur demande du médecin, prise de RDV pour les usagers de l’EHPAD / USLD avec commande du transport et mise à jour de l’agenda, pour les différentes unités, dans le logiciel métier « Easily »
- Gestion des RDV des familles avec les médecins
- Affichage des plannings médicaux hebdomadaires et des plannings d’astreinte dans les unités d’hébergement et à l’administration
Profil recherché
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES :
SAVOIR FAIRE
- Capacité d’organisation et de rigueur
- Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
SAVOIR ETRE
- Curiosité professionnelle
- Esprit d’équipe et aptitudes relationnelles
- Autonomie dans l’organisation
- Capacité d’adaptation et d’investissement dans des domaines d’activité différents
- Capacité d’analyse et de discernement
- Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
- Sens du service public hospitalier
COMPETENCES TECHNIQUES LIEES AU POSTE
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
- Connaissances d’applications métiers : CPAGE, ViaTrajectoire (liste non exhaustive)
- Connaissances de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et Code de la sécurité sociale
PROFIL
- Diplômes : BAC professionnel comptabilité ou Licence administration économique et sociale
- Expériences similaires souhaitées en EHPAD ou en établissement public de santé.
RELATIONS LES PLUS FREQUENTES :
- Directions et services de l’établissement
- Trésorerie
- Résidents, familles, mandataires judiciaires
- Conseil Départemental, caisses de retraite, CAF
CONDITIONS D’EXERCICE :
- Poste à temps plein
- Résidence administrative fixée sur les 2 sites de l’EHPAD (sites « Bois de Menuse » 0 Chalon-sur-Saône et site « Terres de Diane » à Saint-Rémy), pas de frais de déplacements pris en charge
- Alternance entre le poste d’accueil et un bureau partagé
- Travail sur écran
- Horaires : du lundi au vendredi, poste en 7h30 à réaliser entre 9h00 et 17h00
- Temps de déjeuner : 30 mn ; possibilité d’apporter un repas et de le chauffer
- Congés pris en concertation avec les autres agents de l’équipe administrative afin d’assurer la permanence du service
DATE LIMITE DES CANDIDATURES : 27 SEPTEMBRE 2024 INCLUS
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées et passer le(s) test(s) directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Evaluation(s) :
Candidature facile