Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.

Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey, c’est:

• 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique
  
  
• 42 lits de convalescences à orientation gériatrique
  
  
• 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
  
  
• 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux

Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.

4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les Établissements d’Hébergements pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).

Secrétaire médicale à temps plein au sein de l'Unité Sanitaire et du service de Permanence d'Accès aux Soins de Santé 

 

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Traiter et coordoner les opérations et les informations médico-administratives du patient. 

 

Activités principales  : 

• Assurer l’accueil physique (et orientation) et téléphonique des patients, des familles, des usagers…
• Gérer les plannings de rendez-vous et maitriser le logiciel de gestion.
• Assurer la saisie, la mise à jour et la sauvegarde des données et des informations dans le dossier patient informatisé (courriers, comptes rendus, certificats, documents médicaux, recherche, mise à disposition ou création de dossiers, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi).
• Planifier les activités et interventions internes et externes spécifiques au domaine d’activité.
• Mettre en oeuvre les procédures de classement et d’archivage.
• Procéder à l’enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage des courriers, dossiers et documents arrivant au secrétariat.
• Appliquer la procédure de tenue du dossier patient.
• Numériser des documents dans le dossier patient informatisé.
• Contrôler la cohérence des données et informations spécifiques.
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations.
• Assurer la vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.
• Participer à l’activité ainsi qu’à la frappe des courriers de l’ensemble du pôle.
• Réaliser la saisie de codage de l’activité médicale pour la facturation.
• Participer à la formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application.
• Gérer les stocks (papeterie, fournitures de bureau).
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité.

Activités principales pour l'Unité Sanitaire :

• Créer le dossier médical à l'arrivée de nouveaux patients détenus.
• Mettre à jour quotidiennement les entrants et les sortants.
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations.
• Orienter les appels et messages téléphoniques.
• Accueillir et renseigner les patients. 
• Taiter et archiver : courrier, dossiers et autres documents.
• Préparer et gérer les dossiers en dehors des dossiers psychiatriques et dentaires. 
• Saisir nominativement l'activité des intervenants de l'Unité Sanitaire.
• Saisir la facturation des actes somatiques, dentistes, kinésithérapeuthe, spécialistes, IDE.
• Prendre et saisir informatiquement les rendez-vous d'extractions médicales et liaison avec l'Assistance Pénitentiaire.
• Gérer les sorties définitives et transferts des détenus. 
• Participer aux réunions de coordination, d'organisation de l'équipe, et aux groupes de travail.

LES COMPETENCES :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Exécuter rapidement et soigneusement la frappe de documents.
• Relire et mettre en forme un document dicté par reconnaissance vocale.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité.
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone.
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
• Prendre des initiatives dans le cadre de sa fonction
• Analyser et optimiser les processus.
• Gérer plusieurs tâches en même temps.
• Travailler en équipe.
• Etre disponible, rigoureux et diplomate.

Connaissances particulières :

Maîtrise :

• de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook) et les différents logiciels métiers.
• du vocabulaire médical, orthographe, grammaire.
• du fonctionnement et de l’organisation interne de l’établissement.
• du droit des patients, du secret professionnel

 

LES RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

• Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients.
• Accueil central pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.
• Archives médicales et DIM.
• Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires.
• L'assistant pénitentiaire.

 

LES CONDITIONS D’EXERCICE : 

• Mutualisation des ressources humaines pour assurer la continuité de l’ensemble des missions sur le pôle
• Lieux d'exercices : Centre Hospitalier William Morey et pour l'Unité Sanitaire : Centre Pénitentiaire de Varennes le Grand