Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.

Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey, c’est:

• 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique
  
  
• 42 lits de convalescences à orientation gériatrique
  
  
• 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
  
  
• 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux

Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.

4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les Établissements d’Hébergements pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).

Poste Proposé :

Assistant(e) Médico-Administratif(ve) Référent(e)

Consultations Gynécologies Obstétriques au sein du Centre Hospitalier de Chalon-sur-Saône.

 

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MISSIONS :

 

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
Plannifier les interventions.

ACTIVITES PRINCIPALES ASSISTANT(E) MEDICO-ADMINISTRATIF(VE) :

 

• Assurer l’accueil physique (et orientation) et téléphonique des patients, des familles, des usagers…
• Gérer les plannings de rendez-vous et maitriser le logiciel de gestion.
• Assurer la saisie, la mise à jour et la sauvegarde des données et des informations dans le dossier patient informatisé (courriers, comptes rendus, certificats, documents médicaux, recherche, mise à disposition ou création de dossiers, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi).
• Planifier les activités et interventions internes et externes spécifiques au domaine d’activité.
• Mettre en œuvre les procédures de classement et d’archivage.
• Procéder à l’enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage des courriers, dossiers et documents arrivant au secrétariat.
• Appliquer la procédure de tenue du dossier patient.
• Numériser des documents dans le dossier patient informatisé.
• Contrôler la cohérence des données et informations spécifiques.
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations.
• Assurer la vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.
• Participer à l’activité ainsi qu’à la frappe des courriers de l’ensemble du pôle.
• Réaliser la saisie de codage de l’activité médicale pour la facturation.
• Participer à la formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application.
• Gérer les stocks (papeterie, fournitures de bureau).
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité.

 

ACTIVITES PRINCIPALES ASSISTANT(E) MEDICO-ADMINISTRATIF(VE) REFERENT(E) DE PÔLE :

 

Organisation :

• Gestion des conditions de travail, 
• Vérification des plannings mensuels, des congés annuels, RTT et récupérations, 
• Information des absences au Candre de Santé et à la Coordinatrice.

Management : 

• Evaluation des AMA en lien avec la coordinatrice, 
• Gestion des situations conflictuelles et veiller à l'application des règles d'organisation, 
• Recensement des besoins en formation, 
• Accueil et encadrement des nouveaux agents et des stagiaires.

Information-Communication :

• Reccueil des besoins sur le terrain, 
• Transmission d'informations dans les secrétariats (formation, mobilité, vacance de poste).

Gestion :

• Veiller à l'adéquation des ressources et des moyens en fonction de l'activité du pôle,
• Coordination des réunions de service ou de pôle,
• Rédaction de procédures professionnelles,
• Recensement des besoins en matériel.

COMPETENCES :

 

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Exécuter rapidement et soigneusement la frappe de documents.
• Relire et mettre en forme un document dicté par reconnaissance vocale.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Identifier et analyser des erreurs de gestion (codage, facturation…etc), rechercher les causes et définir les moyens pour pallier ces erreurs.
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone.
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
• Résoudre des situations conflictuelles et/ou complexes.
• Prendre des initiatives.
• Analyser et optimiser les processus.
• Gérer plusieurs tâches en même temps.
• Travailler en équipe.
• Etre disponible, rigoureux et diplomate.
• Etre à l'écoute des équipes.
• Résoudre des situations conflictuelles.
• Optimiser les ressources logistiques et humaines au regard de l'activité du pôle.
• Conduire des réunions.

Connaissances particulières :

• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook) et les différents logiciels métiers.
• Vocabulaire médical, orthographe, grammaire.
• Fonctionnement et organisation interne de l’établissement.
• Droits des patients, secret professionnel, sécurité sociale dans les limites de son domaine de compétences.

 

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

 

• Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients.
• Accueil central pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.
• Archives médicales et DIM.
• Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires.

 

Conditions d'exercices : 

• Baccalauréat Technologique Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S, ex SMS).
• Baccalauréat complété par une formation dans le secrétariat médical.